Zeitmanagement verbessern: Diese Kniffe helfen

Düsseldorf. 

Wird es abends wieder früher dunkel, fühlt sich der Tag gleich deutlich kürzer an. Zusätzlich schlagen Herbst- und Winterwetter bei vielen auf die Stimmung. Wer auch in der kälteren Jahreszeit leistungsfähig bleiben möchte, dem rät das Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (Ifaa) zu drei Dingen: 

• Bewegung an der frischen Luft
• gesunde Ernährung 
• schöne Erlebnisse

Doch woher soll man die Zeit dafür nehmen, wenn man berufstätig ist und auch der private Terminkalender mehr als gut gefüllt ist? Hier hilft es, am eigenen Zeitmanagement zu arbeiten. Mit diesen Kniffen verschaffen Sie sich mehr freie Zeit.

1. Die Woche schriftlich planen

Das Ifaa rät zur "Schriftlichkeit" Heißt: Gleich zu Beginn der Woche aufschreiben, was - auch neben der Arbeit - konkret wichtig ist und was man umsetzen möchte. Für jede geplante Aktivität sollten Sie zudem schätzen, wie lange Sie dafür brauchen. Das sorgt für mehr Verbindlichkeit. 

2. Mit der 40:60-Regel zu einem realistischen Tagesplan

Eine umfangreiche To-do-Liste geschrieben - und dann kommt doch alles anders? Für einen realistischen Tagesplan kann die sogenannte 40:60-Regel hilfreich sein. Etwa 40 Prozent der verfügbaren Zeit sollte man demnach von vorneherein als Puffer einplanen. Falls noch Ungeplantes hinzukommt, kann man flexibel reagieren - etwa bei unvorhergesehenen Anrufen, spontanen Aufträgen oder dringenden E-Mails.

3. Grenzen setzen - und Prioritäten richtig bestimmen 

Wer zu allem Ja sagt und sich auf alles einlässt, dem wird unweigerlich die Zeit ausgehen. Wichtig ist es deshalb, eigene Grenzen zu formulieren - und zusätzliche Aufgaben auch mal mit einem Nein abzulehnen. Das gelingt dem Ifaa zufolge am besten, indem man die eigenen Bedürfnisse ruhig und direkt anspricht.

Eine weitere Zeitmanagement-Methode hilft dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen. Das sogenannte Kieselprinzip sieht vor, zuerst Zeitfenster für große Aufgaben, die wirklich wichtig sind, zu verplanen. Drumherum lassen sich dann kleinere Aufgaben planen, die weniger wichtig sind und vermutlich auch weniger Zeit in Anspruch nehmen.

Veranschaulichen soll das ein Gedankenexperiment, bei dem man sich sein Zeitbudget als Eimer vorstellt. Legt man erst einen großen Stein hinein und dann kleinere Kiesel drumherum, passt vermutlich mehr in den Eimer als wenn man umgekehrt vorgeht. Analog dazu kann es passieren, dass man für große, wirklich Aufgaben schon nicht mehr genügend Zeit hat, wenn man zuerst viele kleinere To-dos abarbeitet.