Alles, was Sie über die Steuererklärung wissen müssen

Die Steuererklärung bereitet nicht gerade Freude. Doch in den meisten Fällen lohnt sich die Mühe. Als Arbeitnehmer ist es wahrscheinlich, gutes Geld zurückzubekommen.

Im Jahr 2019 erhielten insgesamt 12,7 Millionen Steuerpflichtige eine Erstattung - im Durchschnitt waren es 1095 Euro.

Eine Steuererklärung zu machen, kann sich also lohnen. Und viele Menschen sind ohnehin zur Abgabe verpflichtet. Das kann auch von Jahr zu Jahr variieren. Damit Sie den Überblick behalten, schauen wir uns die wichtigsten Fragen zur Steuererklärung an.

Wer muss eine Steuererklärung machen?

Selbstständige, Gewerbetreibende und Landwirte müssen immer eine Einkommenssteuererklärung abgeben. Aber auch für viele Arbeitnehmer und Ruheständler ist die Abgabe beim Finanzamt ein Muss.

Fünf typische Fälle, die zur Steuererklärung verpflichten:

1. Sie sind verheiratet und haben die Steuerklassenkombination 3/5 oder 4/4 mit Faktor gewählt. In beiden Fällen wird die Verteilung der Steuerschuld über das Jahr an die Einkommensverhältnisse der Partner angepasst. Die Steuererklärung für das gesamte Jahr dient dann der finalen Ermittlung der genauen Steuerschuld.
2. Sie haben in einem Jahr Lohnersatzleistungen von mehr als 410 Euro erhalten, zum Beispiel Kurzarbeiter-, Arbeitslosen-, Kranken- oder Elterngeld. Diese Grenze von 410 Euro gilt auch für Nebeneinkünfte etwa aus Vermietung.
3. Sie haben zwei Jobs und von verschiedenen Arbeitgebern gleichzeitig Lohn bekommen. Das gilt nicht für Minijobs.
4. Sie sind Rentner und der steuerpflichtige Teil Ihrer jährlichen Bruttorente liegt über dem steuerfreien Grundfreibetrag (2023: 10 908 Euro; 2024: 11 604 Euro; jeweils doppelt so viel für Verheiratete). Der steuerpflichtige Anteil der Rente ist abhängig vom Jahr des Rentenbeginns und steigt jedes Jahr an.
5. Sie haben Kapitalerträge wie Zinsen oder Dividenden erhalten, für die noch keine Abgeltungssteuer gezahlt wurde. Das kann zum Beispiel bei Konten im Ausland der Fall sein.

Drei typische Fälle, die nicht zur Steuererklärung verpflichten:

1. Ihr Einkommen liegt unterhalb des Grundfreibetrags. Dann wird auch keine Lohnsteuer abgezogen.
2. Sie haben als ledige Person die Steuerklasse 1 oder 2 oder als Ehepaar die Kombination 4/4 ohne Faktor. Außerdem haben Sie ausschließlich Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit. Die Lohnsteuer wird dann monatlich vom Gehalt abgezogen.
3. Auch bei der Steuerklassenkombination 3/5 müssen Sie theoretisch keine Steuererklärung abgeben, wenn nur ein Partner arbeitet und die oder der andere Hausmann oder Hausfrau ist.

Bitte beachten: Trifft ein anderes Kriterium zu, ist doch eine Steuererklärung fällig - also beispielsweise bei Nebeneinkünften oder Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld. Wenn Rentner erstmalig in die Steuerpflicht rutschen, werden sie oft aufgefordert, eine Steuererklärung abzugeben.

Gut zu wissen: Wer es versäumt hat, seine Steuererklärung abzugeben, wird damit nicht gleich zum Steuerhinterzieher. Aber bei verspäteter Abgabe wird ein Verspätungszuschlag fällig.

"Man sollte sich auf jeden Fall im Klaren darüber sein, ob eine Abgabepflicht besteht", sagt Jana Bauer vom Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine (BVL). Nebeneinkünfte etwa aus Vermietungen und Lohnersatzleistungen sollten Sie besonders im Blick haben.

Lohnt sich für mich eine Steuererklärung?

Wer zur Steuererklärung verpflichtet ist, hat keine Wahl. Wer aber Lohnsteuern gezahlt hat, ohne zur Erklärung verpflichtet zu sein, kann sich häufig einen Teil dieses Geldes zurückzuholen.

Das Prinzip der Steuererklärung:

Auf der einen Seite stehen die Einnahmen eines Kalenderjahres, auf der anderen die Ausgaben, die das zu versteuernde Einkommen mindern können. Stellt sich durch die Steuererklärung heraus, dass ein Arbeitnehmer mit der monatlichen Lohnsteuer zu viel gezahlt hat, wird die Differenz vom Finanzamt rückerstattet.

Wenn das zu versteuernde Gesamteinkommen nach der Steuererklärung sogar unter den Grundfreibetrag sinkt, wird die bereits gezahlte Lohnsteuer komplett zurückerstattet.

Für wen sich wann eine Steuererklärung lohnt, lässt sich nicht pauschal sagen. In diesen Fällen aber kann das der Fall sein:

• Weite Arbeitswege: Die Fahrt zum Arbeitsplatz kann über die Werbungskosten abgesetzt werden. Hier setzt das Finanzamt eine Pauschale an (2023: 1230 Euro). Wer aber eine längere Anfahrtsstrecke zur Arbeit hat, überschreitet diese Summe schnell.
• Berufliche Veränderungen: Wer innerhalb eines Jahres nach der Ausbildung in einen relativ gut bezahlten Job wechselt, bekommt oft zu viele Lohnsteuern abgezogen. "Dann werden im gut bezahlten Job so viele Steuern einbehalten, als ob ich das ganze Jahr dort gearbeitet hätte - was ich aber gar nicht getan habe", erklärt Sigurd Warschkow von der Lohnsteuerhilfe für Arbeitnehmer. Das zu viel gezahlte Geld gibt es dann nur über eine Steuererklärung zurück.
• Alleinerziehend mit mehreren Kindern: Der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende wird für das erste Kind automatisch berücksichtigt - doch er erhöht sich mit weiteren Kindern. "Den Erhöhungsbetrag ab dem zweiten Kind macht man mit der Steuererklärung geltend oder stellt einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung", erklärt Jana Bauer.

Um das zu versteuernde Einkommen zu senken, können Sie einige Kosten absetzen - ob beruflich, daheim im Haushalt oder bei besonderen finanziellen Belastungen. Die Klassiker im Überblick:

• Werbungskosten: Ob Fahrtkosten zum Arbeitsplatz, Ausgaben für Lehrgänge und Seminare oder ein beruflich genutztes Telefon: Solche Kosten entstehen Arbeitnehmern im Zusammenhang mit ihrer Arbeit. Liegen sie über dem Werbungskosten-Pauschbetrag, können die einzelnen Posten anhand von Belegen abgesetzt werden.
• Handwerkerleistungen: Tapezieren, Fliesen legen oder Heizung warten: Wer in Haus oder Wohnung Profis arbeiten lässt, kann sein zu versteuerndes Einkommen mindern. Absetzen lassen sich 20 Prozent der in Rechnung gestellten Arbeitskosten und maximal 1200 Euro pro Jahr. Das lohnt sich somit voll bei bis zu 6000 Euro Kosten.
• Haushaltsnahe Dienstleistungen: Ob Wohnungsputz, Kinderbetreuung oder Gartenpflege: Werden solche Tätigkeiten von Dienstleistern ausgeführt, lassen sich auch hier 20 Prozent der Arbeitskosten absetzen. Maximal sind es 4000 Euro pro Jahr, was immerhin Aufwendungen von insgesamt 20 000 Euro entspricht.
• Außergewöhnliche Belastungen: Bestattungskosten, Ausgaben nach Unwetterschäden oder Medikamente, die die Krankenkasse nicht bezahlt: Solche Mehrausgaben wegen besonderer Umstände werden berücksichtigt - aber erst, wenn sie eine Grenze der Zumutbarkeit überschreiten. Diese hängt vom individuellen Einkommen des Steuerzahlers ab.
• Sonderausgaben: Ob Vorsorgekosten, Kirchensteuer, Spenden, Kita-Beiträge oder Unterhalt an den Ex-Partner: Diese breite Palette von Ausgaben lässt sich bis zu bestimmten Höchstgrenzen absetzen. Zwar gibt es einen Pauschbetrag, den das Finanzamt ohne Nachweise berücksichtigt - doch das sind etwa für Ledige nur 36 Euro. Häufig liegen die Sonderausgaben über diesem Betrag.

Welche Unterlagen brauche ich für die Steuererklärung?

Zunächst benötigen Sie folgende Informationen:

• Steuernummer
• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
• Bankverbindung

Wenn Sie zum ersten Mal eine Steuererklärung machen, gibt es noch keine Steuernummer - diese kommt dann mit dem ersten Bescheid.

Außerdem brauchen Sie die Lohnsteuerbescheinigung Ihres Arbeitgebers.

Darüber hinaus brauchen Sie Unterlagen über alles, was Sie absetzen wollen. Hier kommen ein paar Beispiele:

• Quittungen über Schreib-, Büro- oder Bewerbungsmaterial
• Aufzeichnungen über Wege zur Arbeit und mögliche Dienstreisen
• Auflistung der Homeoffice-Tage
• Nachweise jeweils für Sonderausgaben, Handwerkerleistungen, haushaltsnahe Dienstleistungen und außergewöhnliche Belastungen

Gut zu wissen: Die Belege müssen Sie nicht von vornherein mit der Steuererklärung einreichen. Es kann aber sein, dass das Finanzamt entsprechende Nachweise anfordert. Dann brauchen Sie die Belege.

Tipp: Behalten Sie alle Quittungen und Co. auch nach der fertiggestellten Steuererklärung. "Die Belege sollten mindestens einen Monat, nachdem der Bescheid da ist, aufbewahrt werden", rät Bauer.

Wer kann mir bei der Steuererklärung helfen?

Professionelle Hilfe oder zumindest eine Hilfestellung ist auf verschiedenen Wegen möglich.

Lohnsteuerhilfeverein

Vor der Beratung müssen Sie Mitglied werden. Der jährliche Beitrag ist einkommensabhängig. Die Kosten liegen in der Regel unter denen einer Beratung beim Steuerberater.

Anders als Arbeitnehmer, Beamte, Rentner und Studierende können unter anderem Selbstständige die Hilfe eines Lohnsteuerhilfevereins nicht in Anspruch nehmen. Ausgenommen seien Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften, sagt Bauer. Ausnahme: Die Einkünfte sind in voller Höhe steuerfrei, etwa bei Ehrenamtlichen. Auch Arbeitnehmer mit Photovoltaik-Anlage auf dem Dach dürfen beraten werden.

Auch wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen oder Veräußerungsgeschäften hat, kann einen Lohnsteuerhilfeverein beauftragen. Die Höchstgrenze für Einnahmen aus diesen Einkunftsarten liegt bei 18 000 Euro für Alleinstehende (bei Paaren das Doppelte).

Steuerberater

Zu einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater kann jeder gehen. Die Kosten richten sich nach der Vergütungsordnung für Steuerberater und hängen von der Höhe des Einkommens und dem Zeitaufwand ab.

Gut zu wissen: Die Kosten für eine Mitgliedschaft im Lohnsteuerhilfeverein oder den Steuerberater können je nach Höhe ganz oder teilweise ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden.

Steuerprogramme

Diese Software führt anhand von Fragen und mit Steuerspartipps durch die Steuererklärung. Sie rechnet alles durch und leitet das fertige Dokument oft sogar direkt ans Finanzamt weiter.

Welches Finanzamt ist für mich zuständig?

Das ist normalerweise das Finanzamt, in dessen Bezirk Sie wohnen. Wer sich nicht sicher ist, kann auf der Webseite des Bundeszentralamts für Steuern sein Finanzamt suchen. Einfach die eigene Postleitzahl eingeben und dann auf das Lupen-Symbol klicken.

Kann ich die Steuererklärung online machen?

Ja, diese Möglichkeit gibt es seit einigen Jahren.

Für die elektronische Steuererklärung bietet die Finanzverwaltung mit "MeinElster" kostenlos ein amtliches Programm an. Die Software prüft bereits auf Plausibilität, übernimmt Daten aus den Vorjahren und berechnet am Ende, ob voraussichtlich etwas nachgezahlt werden muss oder zu viel gezahlte Lohnsteuer zurückerstattet wird.

Unternehmer, Gewerbetreibende, Freiberufler sowie Land- und Forstwirte müssen ihre Steuererklärung sogar elektronisch ans Finanzamt senden. Andere haben noch die Wahl.

Papierformulare zum Ausfüllen per Hand liegen bei den Finanzämtern aus oder können aus dem Internet heruntergeladen werden.

Bis wann muss ich die Steuererklärung abgeben?

Wenn Sie Ihre Steuererklärung selbst machen, ist die Abgabefrist in der Regel der 31. Juli des Folgejahres.

Wegen Corona wurden Fristen verschoben. So muss die Steuererklärung für 2023 erst am 2. September 2024 beim Finanzamt sein.

Gut zu wissen: Wer sich Hilfe vom Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein holt, hat deutlich spätere Fristen. Die Erklärung für 2023 muss erst bis am 2. Juni 2025 vorliegen.

Tipp: Wer die Steuererklärung selbst einreicht, kann schriftlich, aber formlos eine Fristverlängerung bei seinem Finanzamt beantragen.

Zu beachten ist: "Nach unserer Erfahrung gibt die Behörde einem Antrag nur dann statt, wenn der stichhaltig begründet und die Begründung nachweisbar ist", sagt Sigurd Warschkow. Beispiele sind eine schwere Erkrankung oder ein längerer Auslandsaufenthalt.

Wer nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet ist, kann sie noch vier Jahre später abgeben. Stichtag ist jeweils der 31. Dezember.

Wann bekomme ich meinen Steuerbescheid?

Je nach Bundesland und Finanzamt ist das recht unterschiedlich.

"Erfolgt die Bearbeitung automatisch, vergehen bis zum Bescheid oft nur wenige Tage oder Wochen", sagt Jana Bauer. "Muss der Bearbeiter prüfen, dann kann es auch deutlich länger dauern."

Tipp: Es kann von Vorteil sein, die Steuererklärung online abzugeben statt auf Papier. "Wird eine Erklärung elektronisch eingereicht, muss sie nicht eingescannt werden", so Bauer. Wird sie dann noch komplett vollmaschinell bearbeitet, geht es insgesamt schneller.

Und wenn ich mit dem Steuerbescheid nicht einverstanden bin?

Sie haben mit einer Steuererstattung von 400 Euro gerechnet, doch das Finanzamt will plötzlich eine Nachzahlung von 300 Euro? Erscheint Ihnen das seltsam, können Sie Einspruch einlegen.

Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

• Vergleichen: Im Idealfall haben Sie eine Kopie Ihrer Steuererklärung vorliegen und können die einzelnen Punkte mit dem Steuerbescheid vergleichen. Fallen Ihnen Rechenfehler, Zahlendreher oder nicht berücksichtigte Einträge auf, können Sie Einspruch einlegen, so die Vereinigte Lohnsteuerhilfe.
• Formalien: Der Einspruch muss schriftlich erfolgen, also per Post, E-Mail, Fax oder über Elster. Der Begriff "Einspruch" sollte vorkommen. Der Grund: Gegen einen Steuerbescheid ist der Einspruch das einzige mögliche Rechtsmittel. "Widerspruch" legt man dagegen gegen andere Bescheide von anderen Behörden ein.

Enthalten sein sollte auch die Bezeichnung des Bescheids, also die Formulierung, die rechts oben auf der ersten Seite steht. Beispiel: "Bescheid für 2022 über Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag".

• Begründung angeben: Am besten begründen Sie Ihre abweichende Auffassung mit einer rechtlichen Grundlage oder einem passenden Gerichtsurteil. Wenn Sie Belege haben, schicken Sie diese mit, um die beantragten Kosten glaubhaft zu machen.
• Frist: Schicken Sie den Einspruch unbedingt innerhalb eines Monats nach Erhalt des Bescheids ab. Die einmonatige Einspruchsfrist beginnt mit dem Tag, an dem das Finanzamt den Bescheid verschickt hat - plus drei Tage. Ist der letzte dieser Tage ein Samstag, Sonntag oder Feiertag, gilt der darauffolgende Werktag als Ende der Einspruchsfrist. Danach ist der Steuerbescheid rechtskräftig.