Geschäftsreisen unkompliziert planen: So geht's!

Auch, wenn viele Verantwortliche in Unternehmen während der Coronapandemie festgestellt haben, dass sich zahlreiche Themen recht unkompliziert per Videokonferenz besprechen lassen, erfreuen sich Geschäftsreisen nach wie vor großer Beliebtheit. Hin und wieder ist es eben wichtig, einander in die Augen zu schauen und das persönliche Gespräch zu suchen. Unabhängig davon, ob das Ziel einer Geschäftsreise lediglich im selben Bundesland oder am anderen Ende der Welt liegt, gibt es einige Tipps und Ratschläge, die dabei helfen können, alle Abläufe so unkompliziert wie möglich werden zu lassen.

Die folgenden Abschnitte setzen sich mit genau diesem Thema auseinander und zeigen, dass es nicht zwangsläufig nötig ist, einer Geschäftsreise mit Hinblick auf den Umfang der Planung skeptisch gegenüberzustehen.

Unser 1. Tipp: Buchungen von einer zentralen Stelle/Abteilung verwalten lassen

Meist ist es wenig effektiv, diejenigen, die die Geschäftsreise später antreten werden, selbst mit der Buchung zu beauftragen. Wer über die nötigen Personalkapazitäten verfügt, sollte entweder einen einzelnen Mitarbeiter oder eine eigens hierfür ins Leben gerufene Abteilung dazu nutzen, um die entsprechenden Abläufe zu vereinfachen.

Die Vorteile, die diese Art der Aufteilung bietet, zeigen sich vor allem dann, wenn sich nach einiger Zeit Routinen eingespielt haben. Denn: Je öfter ein Mitarbeiter damit betraut wird, eine Geschäftsreise zu organisieren, desto leichter fällt es ihm in der Regel, auf verschiedene Details, wie zum Beispiel:

 

• Umsteigezeiten
• bevorzugte Hotels
• die Planung von Geschäftsessen
• Abrechnungen

und Co. Rücksicht zu nehmen. Die Personen, die später die jeweilige Geschäftsreise antreten werden, haben weiterhin die Möglichkeit, sich auf ihren "ganz normalen Geschäftsalltag" zu fokussieren. Gleichzeitig wissen sie genau, an wen sie sich in Bezug auf Fragen und Probleme wenden können.

Unser 2. Tipp: Die Vorteile eines Geschäftsreisebüros nutzen

Mittlerweile gibt es zahlreiche Reisebüros, die sich auf die Planung und Organisation von Geschäftsreisen fokussiert und spezialisiert haben. Bei ihnen handelt es sich um eine gute Adresse, wenn es darum geht, Flüge, Bahnstrecken, Hotelbuchungen und anderes zu realisieren. Die zugeschnittenen Geschäftsreiselösung von TravelPerk erweisen sich besispielsweise in diesem Zusammenhang als besonders praktisch, weil es hier nicht nötig ist, auf Standardlösungen zu setzen. Vielmehr haben Interessenten die Chance, ihre individuellen Vorstellungen von der perfekten Geschäftsreise zu verwirklichen. Auch die Tatsache, dass sich die Plattform als ein Ansprechpartner für so gut wie alle Themen, die mit Hinblick auf Geschäftsreisen eine wichtige Rolle spielen, sieht, ist es hier möglich, auf der Suche nach den passenden Antworten Zeit und Mühe zu sparen.

Und weil so gut wie jeder, der in der Vergangenheit eine Geschäftsreise geplant hat, weiß, dass es immer sein kann, dass sich die Pläne ändern, erweist es sich natürlich auch als praktisch, dass einige Plattformen dieser Art Rückerstattungen bei Stornierungen bieten. Wie hoch diese sind, ist immer von der individuellen Preisgestaltung und den Konditionen abhängig.

Unser 3. Tipp: Auch neue Möglichkeiten rund um Hotels und Flüge ins Auge fassen

In vielen Unternehmen gehören Geschäftsreisen an dieselben Orte häufig zum Standard. Wer zum Beispiel eine Firma in Dubai gegründet hat, möchte es sich häufig nicht nehmen lassen, hier ab und an auch persönlich vorbeizuschauen. Dabei ist die Gefahr groß, dass im Zusammenhang mit der Buchung von Flügen und Hotels immer wieder auf Althergebrachtes gesetzt wird, ohne Preise und Leistungen miteinander zu vergleichen.

Wer das zur Verfügung stehende Budget bestmöglich schonen, gleichzeitig aber auch keine Einbußen mit Hinblick auf den Komfort bei Geschäftsreisen hinnehmen möchte, sollte sich daher in regelmäßigen Abständen Zeit nehmen, um über Alternativen nachzudenken.

Lohnt es sich zum Beispiel, die Flugverbindungen etwas früher zu buchen? Gibt es ein Hotel, das genauso gut, aber möglicherweise etwas günstiger ist? Die Details, die ist hierbei zu beachten gilt, kommen aus unterschiedlichen Bereichen, zeigen jedoch auf, dass es durchaus sinnvoll ist, einen Blick über den Tellerrand zu wagen und auch neue Angebote zu beachten.

Auch hier sollten die Vorteile, die moderne Online-Reisebüros in diesem Zusammenhang bieten, auf keinen Fall unterschätzt werden. Sie erlauben es, unterschiedliche Varianten einander gegenüberzustellen und auf diese Weise genau die Optionen zu finden, die am besten zum eigenen Bedarf, aber auch zum Budget passen.

Unser 4. Tipp: Auf eine klare Kommunikation setzen

Mitarbeiter, die sich zum ersten Mal auf eine Geschäftsreise begeben, sehen sich häufig mit vielen verschiedenen Fragen konfrontiert. So interessiert es sie zum Beispiel, ob sie dazu berechtigt sind, sich an der Minibar zu bedienen und bis zu welchem Grad es vertretbar ist, Kunden und Geschäftspartner im Restaurant einzuladen. Und wie lassen sich die Kosten, die mit Hinblick auf Verpflegung, Benzin und Co. relevant wurden, eigentlich am besten nachweisen? Sollte man den Dienstwagen dort tanken, wo es am günstigsten ist oder reicht es aus, einfach "irgendeine Tankstelle" anzufahren?

Viele Unternehmen setzen in diesem Zusammenhang auf einen Reisekosten-Guide, in dem, zum Beispiel in einer PDF-Datei, genau aufgeführt wird, worauf es mit Hinblick auf Geschäftsreisen, die dazugehörigen Details und selbstverständlich auch die Abrechnung, ankommt.

Je klarer im Vorfeld kommuniziert wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Geschäftsreisende während ihrer Abwesenheit nicht mit Fragen konfrontiert werden und sich stattdessen optimal auf Meetings, Verhandlungen und ähnliches konzentrieren können.

Zusatztipp: Vor allem im Rahmen der ersten Geschäftsreisen zeigt sich häufig, dass es trotz einer akribischen Vorbereitung nicht immer möglich ist, alle Unklarheiten im Vorfeld zu beseitigen. Daher ist es ratsam, dem Geschäftsreisenden im Vorfeld mitzuteilen, an wen er sich im Notfall wenden kann. Die betreffende Person beziehungsweise Abteilung sollte sich natürlich durch eine gute Erreichbarkeit auszeichnen.

Unser 5. Tipp: Geschäftsreisen auch in der Rückschau bewerten

Hierbei handelt es sich um ein Detail, das viele Unternehmen mit Hinblick auf die Planung ihrer Geschäftsreisen leider immer wieder vergessen. Selbstverständlich ist es nicht nur wichtig, alles im Vorfeld möglichst genau zu organisieren, sondern das Geschehene auch in der Rückschau zu bewerten. Nur so ist es möglich, eventuelle Fehler zu erkennen und beim nächsten Mal überhaupt nicht erst entstehen zu lassen.

Besonders praktisch ist es selbstverständlich, dass eine Analyse dieser Art nicht zwangsläufig viel Zeit in Anspruch nehmen muss. Zahlreiche Unternehmen setzen in diesem Zusammenhang auf kurze Umfragen auf der Basis eines Multiple-Choice-Systems, bei denen die Mitarbeiter ankreuzen können, mit welchen Aspekten ihrer Geschäftsreise sie besonders zufrieden waren und wo sie gegebenenfalls Optimierungspotential sehen. Um optimal von den Vorteilen profitieren zu können, die eine Rückschau dieser Art bietet, es ist selbstverständlich wichtig, alles zeitnah auszuwerten.

Diese 5 Tipps zeigen auf, wie einfach es heutzutage sein kann, vergleichsweise günstig, aber dennoch komfortabel und effektiv im Rahmen von Geschäftsreisen von A nach B zu kommen.